外商必修圖表力：150張圖例即學即用，新手也能提出顧問級簡報
【圖表】傳遞數字重點
- 直條圖與折線圖是最容易透過橫向與縱向的比率縮放，表現出些微差異或劇烈差異，
只要能在正確傳達出訊息的前題下進行，都是沒問題的。
- 繪製散佈圖時，縱軸與橫軸的刻度間距最好一致。
- 直條圖是透過面積大小來比較數量的多寡。
- 所謂圖表，是一種用戲劇化手法呈現數據的方法。想發揮戲劇化的效果，圖表就要更簡潔、單純。
- 「用直條圖來表現數量」的基本規則，但並不是沒照基本規則走就一定是錯誤的。
更重要的是，哪種表達手法最能清楚傳達你想說的訊息。
- 橫條圖基本上是用來顯示排名的圖表，因此項目的排列順序會根據排名而改變，
這是它與直條圖最大的不同之處。直條圖通常都用來比較數量，
原則上會隨著時間變化或特定的項目順序來排列。
舉例來說，如果要表示各分店的營業額時，利用直條圖時，必須根據分店名或地域名稱來排列；
利用橫條圖，就根據營業額的高低來排名。
- 請記得圖表不是做完就好，要有意識地把應該讓人解圖的重點，以及下一步應該進行的對策，
一併於簡報中給予建議或暗示。提出的圖表中，若沒有給予某項建議或暗示，
也會讓圖表完全沒有任何意義。只是用一大堆無意義的圖表把簡報塞滿，看起來很有份量，
實際上卻毫無價值。
- 表示排名就用橫條圖，這就像一種基本定律。
而其中若含有負數資料，負數會從基準線開始向左延伸。
值得注意的是，當負數資料不多時，用這樣的方式呈現不太會有問題；
但當負數資料一多，讀者會搞不清楚向左延伸是好的狀態還是向右延伸才是好的。
- 一旦出現負數資料很多的情況，請運用改變視角的技巧，將橫條圖轉個角讀變成直條圖吧！
變成垂直方向後，負數會向下延伸，這種視覺呈現方式讓讀者一看就知道惡化的程度是輕微還是嚴重。
【基本】「製作」資料前的準備工作
*用標題業吸引注意
- 思考標題的時候，有一件事必須注意，那就是
「這樣的標題能否讓對方產生即使花時間也想一窺的念頭」。
- 關於製作封面的標題時，請檢視以下三點：
一、論點是什麼
所謂論點，就是資料所陳述的重點。
論點會出現在會議記錄的事項內，或是透過「什麼是OO？」的問句形式來表現論點。
問句能吸引對方的興趣，會讓人產生想趕緊往下閱讀、找出問句答案的效果。
二、利益在哪裡？
請在標題中明確告訴閱讀資料的人：這份資料有什麼魅力、能解決怎樣的問題。
別再使用「最佳的」、「迅速地」這一類定義模糊的形容詞或副詞，
而改用「所短1/3的時間」這一類嵌入具體數字的句子，更能提高標題的訴求力。
三、自己的頭銜
如果對方完全不認識你的話，這一點尤其重要。
即使是製作公司內部的資料，也要寫上部門名稱與負責業務。
另外，你若擁有跟資料相關的證照或頭銜，最好也寫在封面上。
一旦對方對你產生興趣，當然就會特別看待這份資料了。
*透過目錄，讓對方在大腦中描繪地圖
- 目錄的項目並不是由圖表或概念圖的標題等層級不一的資料拼湊而成，
而是為了製作出整份資料的地圖所勾勒出來的架構，目的是讓資料的邏輯走向明確。
- 不易理解的資料還有另一個特徵，那就是很難從封面、目錄或每頁的標題推估實際的內容。
最典型的例子，莫過於以「OO分析」等把做過的事拿來當標題的資料了。
因為對方即使看了這個標題，還是不知道「分析的結果是什麼？想傳達的究竟是什麼？」。
如果能為標題或主題添加「Plus Alpha(附加價值)」就能讓對方在閱讀之前，
先從標題、主題推測可能是提及哪一方面的內容，進而加速理解的速度。
從事知識生產的你，最好也經常意識自己的附加價值在哪裡。
- 以分析等行為當成標題或主題的主架構，再加入想傳遞的訊息、特徵與啟發等附加價值元素，
就能讓一個標題或主題變的更完整。
*寫出讓人想採取行動的內容
- 希望對方接受你的請多時，請把握三大重點：
一、讓對方同意你的請託理由
二、提供充分的資訊讓對方判斷是否接受請託
三、為對方著想，讓對方欣然接受
*做好準備，讓決策一次OK
- 希望對方做出決定的時候，要事先消除對方的疑問，或把能夠剷除的問題先剷除乾淨，
就不會出現不必要的疑慮。幫對方把各種條件放進選項裡，成為對方決策的依據，
也能省去對方思考或回應時的麻煩。別問對方「該怎麼做？」這種莫衷一是的問題。
最好以「有A、B、C這三種選擇，我推薦A，理由是OO。要不要朝這個方向做做看呢？」
等方式提給對方，讓對方更容易做出回應。
- 這種手法，又稱為完美幕僚法(completed staff work)，主要是以能盡量縮短上司核准案件的時間，
讓工作完美落幕。應用此手法之前，請準備包含最佳策略在內的幾個選項，
甚至是最極端的作法，並透過事前規劃，讓對方能馬上回答YES或NO。
- 如果目的是「迅速集合所有重要關係人，透過會議來表決」，
就應該在資料裡提示會議的目的與討論的方式，讓必須與會的人確實都能撥空參加，
並透過協商決議。事先做好準備與調整，讓對方花最少的精力下決定，
是著手製作資料前應具備的心態。
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