上班族必備的工作數字力：數字力是職場最強武器

上班族必備的工作數字力：數字力是職場最強武器！

第四章  靈活運用資料，輕鬆讀取數字的七項基本規則

🔺利用「標準差÷平均數」做相對評量

▸變動係數=標準差÷平均數，相對評量不同資料的離散程度時，就可以使用變動係數。

▸更進一步地，如果使用這個比率，也能夠清楚明已經改善、尚未改善的研討會。

例如再次舉辦研討會A與研討會A之後，得到如下圖的結果。

▸研討會A與B的平均數都有增加，標準差也都有變小。

目標是達到研討會C的程度，看起來兩者都有改善。

就像這樣，計算平均數與標準差的比率，能夠獲得相對評量的數字，也能夠簡單說明多筆資料之間的比較結果。以零售業來說的話，就類似針對多家店鋪評量今年與去年的業績一樣。

🔺任何人都能使用的解讀數據資料「五步驟」

• 步驟1 先把數據資料轉換成圖表，掌握「傾向」與「異常」
• 步驟2 計算數據的平均數與標準差
• 步驟3 若有必要，排除「異常」，重新計算平均數與標準差
• 步驟4 利用「平均數±標準差」掌握「大致的分布範圍」
• 步驟5 利用「標準差÷平均數」相對評量

第五章  連前輩也不見得會！使用數字與圖表製作資料的訣竅

🔺利用瀑布圖一眼看出「進」與「出」的狀況

▸如果想呈現「有多個加與多個減，最後得到這樣的情況」之訊息，瀑布圖可以發會強大的威力。

▸在商場上，一定會發生金額或人數的「進」與「出」，所以商務人士一定有機會用到瀑布圖。

第六章  「沒有傳達」等於零！使用數字做簡報的技術

🔺以「3-1-3」架構準備簡報

• 3:三分鐘結束(短時間)
• 1:鎖定一個主張傳遞(主張明確)
• 3:該主張的依據不超過三個(對方能夠理解)

★區分「呈報資料」與「補充資料」

▸職場上兩種資料：資料是簡報的附屬品。

職場上使用的資料大致可分為兩種：「呈報資料」與「補充資料」兩種。

☆呈報資料：資料中只針對自己的主張放入需求的數字。

☆補充資料：為了因應對方提問，隨身帶著參考用的數據資料。

★ 資訊量與成功率成反比

▸主管指出「這份資料很難懂。」「長話短說，你到底想說什麼？」「現在說明的資料是哪個部分？」⇢由於太擔心主管的指正，所以把所有可能相關的資料都放入簡報資料中，諷刺的是，這麼做反而招致負評，完全預想背道而馳。

▸「這個參考資料的這個數據對嗎？這份資料的內容到底正不正確？」⇢該錯誤並不影響簡報內容，現在想想，或許一開始就不應該發那份參考資料才對。

▸總之，並不是把所有「可能必要的資料」都放入呈報資料就是對的。

請記住，呈報資料的資訊量與簡報成功率呈反比。

▸洽當的「呈報資料」就如同手機或壽險的廣告一樣。

廣告本身可以說就是一場簡報，廣告裡應該不會放詳細的受費標準或合約內容給消費者看吧。

廣告只會鎖定最想傳遞的內容與依據來製作，消費者若想進一步瞭解廣告中沒有提供的資訊，就會主動上官網確認詳情。

▸製作呈報資料的標準就是就算沒有口頭說明，光看資料也能懂你的主張。

另一方面，補充資料就是假設對方聽了簡報後可能會提問，為此而做的準備。

簡報成功與否在於你如何想像簡報的進行，並做好適當的準備。

★ 「供閱讀」與「吸引對方」的資料

▸「呈報資料」還可以進一步分成兩種：

1. 書面的「分發資料」：分發資料是「供閱讀」的資料。
2. 「PowerPoint投影片的『投影片』資料」：「吸引對方」用的資料。

▸經常看到商務人士把分發資料當成投影片資料，拿來在PowerPoint上撥放。這種做法原則上是不行的。

• 投影片資料是用來「吸引對方」，稍微施點淡妝以協助訊息順利傳遞。
• 供閱讀的資料，只要簡單放入有確實根據的資訊即可。
• 補充資料只是供自己參考使用，所以無需做得太過華麗。

★為誰簡報？如何運用？任務為何？

▸工作中使用的資料各有不同的任務。請確實瞭解各種資料的不同用途並且區分使用。

如果覺得「因為太麻煩了，我靠一份資料走天下」，

這樣想表達的主張就不容易傳達給對方，反而解釋起來更費功。

▸甚至在簡報一開始就要先表明：「假如所需的詳細數據沒有放入資料裡，簡報後我再用電子郵件傳送給各位。如果提問，我也可以在現場口頭說明。」這樣一來，對方就能夠與你站在相同立場聽簡報，你也能夠開始進行理想的簡報。

▸數字分為實數與比率兩種，同時透過比較，更可發揮強大威力。因此，商務人士會頻繁使用<公式一>與<公式二>的傳遞方式。